VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
(akcionári, spoločníci, štatutárne orgány a kontrolné orgány)

Toto vyhlásenie o ochrane súkromia sa vzťahuje na Vás a na Vaše osobné údaje, pretože ste Akcionárom, spoločníkom, štatutárom a kontrolným orgánom v prostredí okto.digital. Naša spoločnosť vystupuje ako prevádzkovateľ pri spracúvaní Vašich osobných údajov. Pre účely tohto vyhlásenia o ochrane súkromia, za ochranu Vašich osobných údajov je zodpovedný zástupca prevádzkovateľa Štefan Gembický, ktorého ste akcionárom, spoločníkom, štatutárom a kontrolným orgánom (prevádzkovateľ). Toto vyhlásenie vysvetľuje ako budeme používať osobné údaje, ktoré získame od vás počas vzťahu s niektorou spoločnosťou v rámci okto.digital. Upozorňujeme, že keďže toto vyhlásenie sa vzťahuje na celú spoločnosť okto.digital, môžu sa vyskytnúť malé lokálne rozdiely v tom, ako sa konkrétne osobné údaje na jednotlivé účely spracovávajú pokiaľ dochádza k ich spracúvaniu v iných krajinách. Ak chcete získať podrobné informácie, obráťte sa, prosím, na lokálnu osobu zodpovednú za ochranu údajov (viď nižšie).

Toto vyhlásenie môžeme z času na čas aktualizovať a ak sa tak stane, budeme vás na tomto mieste o tom informovať. Táto verzia vyhlásenia o ochrane súkromia bola vydaná dňa 05.06.2023 12:47:59.

Kategórie osobných údajov

Spracovávame nasledujúce údaje:

• Osobné kontaktné údaje. Napríklad vaše meno, adresa, emailová adresa, telefónne číslo.
• Pracovné kontaktné údaje. Napríklad adresa firmy, pracovná emailová adresa a telefónne číslo.
• Osobné údaje. Napríklad pohlavie, rodinný stav, dátum narodenia, národnosť a rodné číslo (národné identifikačné číslo), fotografia, číslo dokladu totožnosti.
• Zmluvné údaje. Napríklad obsah zmluvného vzťahu, spoločenskej zmluvy, zakladateľskej listiny, akcionárskej zmluvy a pod.
• Informácie o členoch rodiny a rodinných príslušníkoch. Napríklad kontakt pre prípad núdze, alebo plnenia daňových povinností a uplatňovania daňových úľav.
• Platobné informácie. Napríklad číslo bankového účtu a žiadosti o náhradu výdavkov a platieb.
• Podrobnosti o vašej pozícii. Napríklad názov pozície, oprávnenia a zodpovednosti, druh akcií, ktoré vlastníte, výšku vášho obchodného podielu.
• Informácie týkajúce sa odmeňovania, dôchodkového zabezpečenia a iných výhod. Napríklad vaša mzda, dohodnuté bonusy, firemné vozidlo a penzijný plán, odmeny a nároky.
• Podrobnosti ohľadom výkonu činností. Napríklad účasť na hlasovaniach a hlasovania na valných zhromaždeniach, účasť na rokovaniach a zasadnutiach, výkon vašich práv ako akcionára/spoločníka a pod.
• Zverený majetok. Informácie o majetku spoločnosti, ktorý vám bol poskytnutý na používanie, ako napr. firemný telefón alebo notebook.
• Údaje o korešpondencii a komunikácii. Napríklad emailová korešpondencia v prípade, ak ste štatutárnym orgánom.
• Digitálne prístupové práva. Vaše prístupové práva k rôznym aplikáciám v rámci IT infraštruktúry v niektorej zo spoločnosti okto.digital
• Informácie týkajúce za bezpečnosti. Ako napr. číslo vašej prístupovej karty, informácie o tom, či sa nachádzate v budove a záznamy CCTV (uzavretý televízny okruh).

Účely a ciele spracúvania údajov

Správca údajov bude spracovávať vaše údaje na nasledovné účely:

• Administratíva spojená s výkonom činnosti. Vedieme osobné záznamy o všetkých stretnutiach, valných zhromaždeniach, hlasovaniach v zápisniciach, o predkladaní návrhov a žiadostí, o výkone práv tak, ako to prikazujú osobitné predpisy. Právnym základom je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa.
• Vyplácanie odmien a poskytovanie ďalších výhod. Vaše údaje spracúvame, aby sme vám mohli vyplácať odmeny a poskytovať ďalšie výhody (viazané na funkciu prípadne výkon). Právnym základom je zmluvný vzťah, v ktorom vystupujete ako jedna zo zmluvných strán.
• Dane a sociálne poistenie. Z účelom plnenia povinností vyplývajúcich z daňového zákona a iných predpisov spojených so sociálnym zabezpečením a poistením sme povinní spracovávať určité osobné údaje. Právnym základom je zákonná povinnosť zmluvnej strany.
• Zabezpečenie komunikačných a informačných technológií. Poskytujeme Vám IT vybavenie a služby, ktoré potrebujete pre výkon svojich povinností pre ako napr. firemný mobilný telefón alebo emailové konto. Aby sme to mohli zrealizovať, musíme spracovať vaše osobné údaje. Právnym základom je zmluvný vzťah, v ktorom vystupujete ako jedno zo zmluvných strán.
• Riešenie sporov a vyšetrovanie priestupkov. Môžeme spracovávať osobné údaje na účely riešenia sporov, sťažností alebo právnych postupov alebo ak máme podozrenie z priestupku, ktoré by sme chceli ďalej vyšetrovať. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa.
• Dodržiavanie zákona. Možno budeme musieť spracovávať vaše osobné údaje, aby sme dodržiavali zákon (napr. overenie zhody vášho mena s menami na takzvaných zoznamoch určených strán a dodržiavanie zákona o legalizácii príjmov z trestnej činnosti a pod.) alebo aby sme vyhoveli súdnemu príkazu. Právnym základom pre toto spracúvanie plnenie zákonnej povinnosti.

Strany, ktoré môžu mať prístup k vašim údajom

Prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami za nasledovných okolností:

• Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s inými tretími stranami, ktoré konajú v našom mene, napríklad s poskytovateľom služieb. V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať vaše osobné údaje len na účely opísané vyššie a iba v súlade s našimi pokynmi;
• K osobným údajom budú mať prístup naši zamestnanci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na vyššie uvedené účely, a len vtedy, ak je zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti;
• Ak to vyžaduje zákon alebo súdny príkaz, vaše osobné údaje môžeme zdieľať napríklad s našimi dodávateľmi alebo klientmi, daňovými úradmi, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo inými vládnymi orgánmi.

Umiestnenie vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje budú umiestnené výlučne v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru.

Uchovávanie osobných údajov

Vaše osobné údaje uchovávame na obmedzený čas a tieto údaje budú vymazané, keď už nebudú potrebné na účely spracovania. Vo väčšine prípadov to znamená, že uchováme vaše údaje počas trvania Vášho vzťahu alebo pomeru s niektorou zo spoločností okto.digital. Pokiaľ je to možné, údaje vymažeme ešte počas predmetného vzťahu, akonáhle už nebudú potrebné. V každom prípade, Vaše osobné záznamy vymažeme podľa osobitných právny predpisov (napr. zákon o  archívnictve a registratúrach, zákon o dani z príjmov a pod.) a tie ktoré nie sú uvedené v tomto predpise najneskôr do dvoch rokov po skončení vášho vzťahu s príslušnou spoločnosťou okto.digital, pokiaľ iná lokálna legislatíva nevyžaduje ich dlhšie uchovávanie.

Vaše osobné údaje môžeme spracovávať po dlhšiu dobu po ukončení vášho vzťahu s príslušnou spoločnosťou okto.digital. v prípade pretrvávajúceho právneho sporu alebo ak ste nám udelili povolenie na dlhodobé uchovávanie vašich osobných údajov.

Právny základ pre spracovávanie vašich údajov

Vo väčšine prípadov spracovávame vaše osobné údaje na základe toho, že spracovanie je nevyhnutné na plnenie zákonnej povinnosti alebo oprávneného záujmu, ktorý sledujeme. Taktiež budeme musieť spracovávať osobné údaje na splnenie zmluvných záväzkov voči vám, ako napríklad v prípade platby odmien alebo benefitov spojených s vašou činnosťou alebo funkciou. Nakoniec, v niektorých prípadoch môžeme požiadať o váš súhlas. V takom prípade máte vždy možnosť svoj súhlas stiahnuť.

Vaše práva podľa zákona o ochrane údajov

Podľa EÚ zákona o ochrane údajov máte určité práva.

Právo na prístup

Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:

• Prečo spracovávame vaše osobné údaje
• Aké kategórie osobných údajov spracovávame
• S kým vaše osobné údaje zdieľame
• Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty
• Aké máte práva
• Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás)
• Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie)
• Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov.

Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v týchto Zásadách o ochrane osobných údajov.
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené.

Právo na opravu

Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.

Právo na vymazanie

Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.

Právo na obmedzenie

Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.

Právo namietať

Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.

Právo na prenos údajov

Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.

Stiahnutie súhlasu

Máte právo svoj súhlas stiahnuť a my následne zastavíme svoje spracovateľské činnosti na základe tohto právneho dôvodu.

O Vašej požiadavke/požiadavkách budeme tiež informovať ostatné strany, ktorým sme Vaše osobné údaje mohli poskytnúť.

V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO“) a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: support@oktodigital.com .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu support@oktodigital.com .