V NMH rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Eventy | Tvorba programu eventov, zasielanie newsletterov s programom eventu a zoznamom speakrov na evente | Email potencionálneho účastníka podujatia, speaker - meno, priezvisko, názov spoločnosti, pozícia / druh poskytovanej služby, kontaktné údaje (email a tel.číslo)
|
| Eventy | Registrácia a prihlasovanie na eventy (registračný formulár a rezervácia miesta na evente/prihláška), generovanie zálohovej faktúry, platby a ich párovanie | Registračný formulár účastníka (prípadne ďalších účastníkov) eventu : meno, priezvisko, titul, pohlavie, pozícia, oddelenie, telefónne číslo, kontaktný mail; Spoločnosť: názov spoločnosti, IČO, IČ pre DPH, číslo bankového účtu, email, telefónne číslo, fakturačná adresa, doručovacia adresa, zálohová faktúra, platba cez web pay; Program eventu: meno, priezvisko, spoločnosť a funkcia speakrov
|
| Eventy | Zasielanie pozvánok, organizačného usmernenia formou NL, tlač účastníckeho zoznamu, tlač menoviek (na mieste konania eventu), zverejňovanie zoznamu speakrov na PROMO materiáloch a screene/obrazovke na evente, vytváranie obrazového záznamu z eventu | Meno, priezvisko, firma, pozícia / druh poskytovanej služby speakrov, foto a video záznam eventu, email, účastnícky zoznam: meno, priezvisko, spoločnosť
|
| Eventy | Zasielanie faktúr (v prípade požiadavky so zoznamom účastníkov), mailing s materiálmi z eventu (prezentácie speakrov, vybraná dokumentácia, video záznamy z prednášok), vyúčtovacie faktúry účastníkom | Video záznamy a dokumentácia z eventu, faktúra so zoznamom účastníkov za danú spoločnosť
|
| Financie | Vedenie účtovnej a daňovej agendy - prijatie objednávky/podpis zmluvy, tvorba podkladu pre fakturáciu, vystavenie faktúry | Meno, priezvisko, bydlisko, spoločnosť, bankové spojenie, telefónne číslo, email
|
NMH bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Tvorba programu eventov, zasielanie newsletterov s programom eventu a zoznamom speakrov na evente | Marketingová propagácia a príprava eventu | - Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Registrácia a prihlasovanie na eventy (registračný formulár a rezervácia miesta na evente/prihláška), generovanie zálohovej faktúry, platby a ich párovanie | Registrácia a predaj účastníckych vstupov na eventy | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Zasielanie pozvánok, organizačného usmernenia formou NL, tlač účastníckeho zoznamu, tlač menoviek (na mieste konania eventu), zverejňovanie zoznamu speakrov na PROMO materiáloch a screene/obrazovke na evente, vytváranie obrazového záznamu z eventu | Organizačné zabezpečenie eventu | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Zasielanie faktúr (v prípade požiadavky so zoznamom účastníkov), mailing s materiálmi z eventu (prezentácie speakrov, vybraná dokumentácia, video záznamy z prednášok), vyúčtovacie faktúry účastníkom | Ukončenie eventu a zasielanie výstupov z eventu | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - prijatie objednávky/podpis zmluvy, tvorba podkladu pre fakturáciu, vystavenie faktúry | Spracovanie finančných pohľadávok | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Činnosť | Názov predpisu |
| Registrácia a prihlasovanie na eventy (registračný formulár a rezervácia miesta na evente/prihláška), generovanie zálohovej faktúry, platby a ich párovanie | Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve |
| Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník | |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - prijatie objednávky/podpis zmluvy, tvorba podkladu pre fakturáciu, vystavenie faktúry | Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník |
| Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve | |
| Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník | |
| Zasielanie faktúr (v prípade požiadavky so zoznamom účastníkov), mailing s materiálmi z eventu (prezentácie speakrov, vybraná dokumentácia, video záznamy z prednášok), vyúčtovacie faktúry účastníkom | Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve |
| Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník |
NMH ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Tvorba programu eventov, zasielanie newsletterov s programom eventu a zoznamom speakrov na evente | Marketingová propagácia a príprava eventu | - Contract Media Solution
- Slovenská pošta - Newzmate |
| Registrácia a prihlasovanie na eventy (registračný formulár a rezervácia miesta na evente/prihláška), generovanie zálohovej faktúry, platby a ich párovanie | Registrácia a predaj účastníckych vstupov na eventy | - Contract Media Solution
- Slovenská pošta - EMEL BRATISLAVA, s.r.o. - Newzmate |
| Zasielanie pozvánok, organizačného usmernenia formou NL, tlač účastníckeho zoznamu, tlač menoviek (na mieste konania eventu), zverejňovanie zoznamu speakrov na PROMO materiáloch a screene/obrazovke na evente, vytváranie obrazového záznamu z eventu | Organizačné zabezpečenie eventu | - Pavol Chmelár
- WeTransfer B.V. - Entropia s.r.o. - Jeff Audio - Viva Musica! agency s. r. o. - Contract Media Solution |
| Zasielanie faktúr (v prípade požiadavky so zoznamom účastníkov), mailing s materiálmi z eventu (prezentácie speakrov, vybraná dokumentácia, video záznamy z prednášok), vyúčtovacie faktúry účastníkom | Ukončenie eventu a zasielanie výstupov z eventu | - Newzmate
- Contract Media Solution |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - prijatie objednávky/podpis zmluvy, tvorba podkladu pre fakturáciu, vystavenie faktúry | Spracovanie finančných pohľadávok | - EMEL BRATISLAVA, s.r.o.
- MIKROPOST s.r.o. - Contract Media Solution |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci NMH, v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Tvorba programu eventov, zasielanie newsletterov s programom eventu a zoznamom speakrov na evente | Po dobu udelenia súhlasu, max. však 5 rokov; program sa po skončení presunie do uskutočnených podujatí |
| Registrácia a prihlasovanie na eventy (registračný formulár a rezervácia miesta na evente/prihláška), generovanie zálohovej faktúry, platby a ich párovanie | Po dobu nevyhnutnú na účely uplatnenia nárokov v súvislosti s účasťou na podujatí, údaje potrebné na plnenie zákonných povinností v súvislosti s vedením účtovníctva a plnenia daňových povinností vstupujú do spracovateľskej činnosti „Vedenie účtovnej a daňovej agendy“ |
| Zasielanie pozvánok, organizačného usmernenia formou NL, tlač účastníckeho zoznamu, tlač menoviek (na mieste konania eventu), zverejňovanie zoznamu speakrov na PROMO materiáloch a screene/obrazovke na evente, vytváranie obrazového záznamu z eventu | Účastnícky zoznam po dobu trvania eventu, materiály, video a foto záznamy eventu - 10 rokov; údaje nevyhnutné na plnenie zákonných povinností v súvislosti s vedením účtovníctva a plnenia daňových povinností vstupujú do spracovateľskej činnosti „Vedenie účtovnej a daňovej agendy“ |
| Zasielanie faktúr (v prípade požiadavky so zoznamom účastníkov), mailing s materiálmi z eventu (prezentácie speakrov, vybraná dokumentácia, video záznamy z prednášok), vyúčtovacie faktúry účastníkom | Výstupy z eventov (prezentácie, doklady, video záznamy) sa uchovávajú po dobu podnikateľskej činnosti Prevádzkovateľa; , údaje nevyhnutné na plnenie zákonných povinností v súvislosti s vedením účtovníctva a plnenia daňových povinností vstupujú do spracovateľskej činnosti „Vedenie účtovnej a daňovej agendy“ |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - prijatie objednávky/podpis zmluvy, tvorba podkladu pre fakturáciu, vystavenie faktúry | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vedením účtovnej a daňovej evidencie, spracovaním faktúr, účtovných a daňových dokladov - aktuálny rok a následne 10 rokov |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Odvolanie súhlasu | V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu gdpr@newsandmedia.sk .