V Nadácia Pontis rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Financie | Vedenie účtovnej a daňovej agendy - vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Osobné údaje uvedené na účtovných záznamoch/faktúrach/objednávkach v rozsahu titul, meno a priezvisko, kontaktné údaje (sídlo, telefónne číslo, emailová adresa) štatutára a kontaktnej osoby, bankové spojenie, podpis;
Osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom na výkon finančného auditu - účtovná dokumetácia, základná dokumentácia spoločnosti;
Osobné údaje vedenia nadácie v rozsahu meno, priezvisko, funkcia;
Osobné údaje darcov v rozsahu meno, preizvisko, výška daru;
Osobné údaje fyzických osôb a právnických osôb, ktorým nadácia poskytla prostriedky na verejnoprospešný účel, na ktorý bola nadácia založená, a informáciu, akým spôsobom sa tieto prostriedky použili.
|
| Administratíva | Spracovanie a zverejnenie Výročnej správy | Osobné údaje v rozsahu v súlade s platnou legislatívou obsiahnuté v nasledujúcej dokumentácii v nevyhnutnom rozsahu:
- prehľad činností vykonávaných v hodnotenom období s uvedením vzťahu k verejnoprospešnému účelu nadácie,
- ročná účtovnú závierku, zhodnotenie základných údajov zahrnutých v nej a výrok štatutárneho audítora k ročnej účtovnej závierke,
- prehľad príjmov (výnosov) podľa zdrojov a ich pôvodu,
- prehľad o darcoch, ak hodnota darov alebo výška prostriedkov od toho istého darcu presahuje 331 eur,
- prehľad o fyzických osobách a právnických osobách, ktorým nadácia poskytla prostriedky na verejnoprospešný účel, na ktorý bola nadácia založená, a informáciu, akým spôsobom sa tieto prostriedky použili,
- zmeny vykonané v nadačnej listine a v zložení orgánov, ktoré nastali v hodnotenom období,
- odmena za výkon funkcie správcu nadácie a iného orgánu, ak bol nadačnou listinou ustanovený,
- prehľad o činnosti nadačných fondov spolu s prehľadom o prostriedkoch nadačných fondov a ďalšie údaje, ktoré určí správna rada.
- fotodokumentácia z nadačnej činnosti a aktivít nadácie za dané obdobie
|
Nadácia Pontis bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vedením účtovnej a daňovej agendy | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Spracovanie a zverejnenie Výročnej správy | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinnosti Nadácie - Výročný správa nadácie | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi. - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Činnosť | Názov predpisu |
| Spracovanie a zverejnenie Výročnej správy | Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka v znení neskorších predpisov |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Zákon 185/2015 Z.z. Autorský zákon | |
| Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka v znení neskorších predpisov | |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov | |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve | |
| Zákon č.423/2015 Z.z. Zákon o štatutárnom audite a o zmene a doplnení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov | |
| Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník |
Nadácia Pontis ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vedením účtovnej a daňovej agendy | - Advokátska kancelária
- Auditné spoločnosti - Daňový úrad - Iné orgány štátnej správy - Darca |
| Spracovanie a zverejnenie Výročnej správy | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinnosti Nadácie - Výročný správa nadácie | - Auditné spoločnosti
- Darca - Partnerské a členské organizácie - Príslušné registre a verejné inštitúcie - Štátne a medzinárodné inštitúcie v súlade s platnou legislatívou a podmienkami grantu |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci Nadácia Pontis, v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Vedenie účtovnej a daňovej agendy - vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy/faktúry týkajú alebo 20 rokov pre niektoré vybrané dôležité dokumenty |
| Spracovanie a zverejnenie Výročnej správy | V súlade s registratúrnym poriadkom Nadácie |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Odvolanie súhlasu | V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu pontis@nadaciapontis.sk .