V Nadácia Pontis rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| HR | Nástup - plnenie povinností zamestnávateľa v súvislosti s uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru | Osobné údaje uvedené v dotazníku pri nástupe do zamestnania, osobné údaje potrebné na uzatvorenie zmluvného vzťahu a splnenie registračných povinností zamestnávateľa - titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého bydliska, adresa doručovania písomností, číslo bankového účtu, podpis, úroveň cudzieho jazyka, ovládanie PC, iné vzdelávanie, zápočtový list, údaje o dôchodkoch, mená a priezviská detí, alebo osôb na ktoré si zamestnancec uplatňuje bonusy alebo dávky a ich rodné čísla, iný zamestnávateľ, plán dovoleniek, výška mzdy, pracovisko, názov pozície, priamy nadriadený, miesto výkonu práce; po ukončení pracovnoprávnaho vzťahu sú osobné údaje uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| HR | Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Titul, meno, priezvisko, kontaktné údaje, emailová adresa (služobná), rodné číslo zamestnanca, dátum narodenia, miesto narodenia, rodinný stav, dĺžka praxe, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, sumy
postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, údaje o vyživovaných deťoch/blízkych osobách v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, výška príspevku zamestnanca a zamestnávateľa do doplnkovej dôchodkovej poisťovne, zrážky zo mzdy, nárok na stravné, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti - tieto údaje môžu obsahovať aj údaje o zdraví.
|
| HR | Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Meno, priezvisko zamestnanca, osobné číslo, dátum narodenia, miesto narodenia, adresa trvalého pobytu, rodné číslo, dátum nástupu, ročný príjem, daňový bonus, miesto výkonu a druh vykonávanej práce, prípadne ďalšie osobné údaje v súlade s platnou legislatívou, v rámci ročného zúčtovania aj meno, priezvisko a rodné čísla vyživovaných detí a manžela , manželky, výška príjmov manžela, manželky; emailová adresa alebo telefónne číslo zamestnanca
|
Nadácia Pontis bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Nástup - plnenie povinností zamestnávateľa v súvislosti s uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností zamestnávateľa v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom (uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru) | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. |
| Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Spracovanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností zamestnávateľa - realizácie mzdovej povinnosti | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Spracovanie osobných údajov na účely plnenia daňových povinností zamestnávateľa | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Činnosť | Názov predpisu |
| Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) |
| Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce | |
| Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení | |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov | |
| Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty | |
| Zákon č.233/1995 Z.z. Zákon Národnej rady Slovenskej republiky o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov | |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve | |
| Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Nástup - plnenie povinností zamestnávateľa v súvislosti s uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru | Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník | |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce | |
| Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení | |
| Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov | |
| Zákon č.283/2002 Z.z. Zákon o cestovných náhradách | |
| Zákon č.663/2007 Z.z. Zákon o minimálnej mzde | |
| Zákon č. 448/2008 Z.z. Zákon o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov | |
| Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č. 462/2003 Z.z. Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve | |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) |
Nadácia Pontis ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Nástup - plnenie povinností zamestnávateľa v súvislosti s uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností zamestnávateľa v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom (uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru) | - Dôchodková poisťovňa
- Sociálna poisťovňa - Zdravotná poisťovňa - Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny - Exekútorský úrad - Daňový úrad |
| Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Spracovanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností zamestnávateľa - realizácie mzdovej povinnosti | - Daňový úrad
- Sociálna poisťovňa - Zdravotná poisťovňa - Dôchodková poisťovňa - Exekútorský úrad - Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Súdy SR |
| Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Spracovanie osobných údajov na účely plnenia daňových povinností zamestnávateľa | - Daňový úrad |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci Nadácia Pontis, v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Nástup - plnenie povinností zamestnávateľa v súvislosti s uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru | Osobné spisy do 70 rokov veku, ostatná dokumentácia je po ukončení zmluvného vzťahu zlikvidovaná alebo vrátená resp. uložená po dobu určenú v príslušnej legislatíve. |
| Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Jednotlivé mzdové podklady v súlade s platnou legislatívou resp. v súlade s Registratúrnym plánom prevádzkovateľa, max. však po dobu 50 rokov (mzdové listy) |
| Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Daňová agenda po dobu 10 rokov |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Odvolanie súhlasu | V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu pontis@nadaciapontis.sk .